Într-o epocă în care tehnologia evoluează într-un mod spectaculos, iar tot mai multe companii își mută activitatea în mediul online, semnarea contractelor încheiate la distanță într-un mod rapid și sigur din punct de vedere juridic devine absolut esențială în desfășurarea activității.
Tendința de a încheia contracte la distanță a creat, însă, și o serie de practici de semnare care prezintă riscuri majore, din punct de vedere juridic și care trebuie să fie evitate.
Tocmai din acest motiv, vom expune cele mai întâlnite modalități actuale de semnare a contractelor la distanță și riscurile pe care acestea le prezintă.
SEMNAREA CONTRACTELOR LA DISTANȚĂ PRIN UTILIZAREA UNUEI SEMNĂTURI ELECTRONICE EXTINSE
Ce este semnătura electronică extinsă?
Semnătura electronică extinsă reprezintă o formă avansată de semnătură digitală care nu numai că atestă identitatea semnatarului și autenticitatea conținutului documentului, ci poate include și o serie de informații suplimentare pentru a spori securitatea și validitatea documentului. Aceste informații pot include marcarea temporală a semnării, locația geografică a semnării, starea semnăturii în timp și alte detalii relevante.
Ce pași trebuie să urmez pentru a obține o semnătură electronică extinsă?
Certificatele electronice extinse se eliberează de către entități private autorizate, care își desfășoară activitatea în baza Legii nr. 455/2001 privind semnătura electronică.
Pentru a obține un certificat de semnătură electronică trebuie să urmați următorii pași:
- Identificați autoritățile de certificare recunoscute la nivelul țării sau regiunii dvs. și cercetați serviciile oferite pentru semnături electronice extinse.
- Contactați autoritatea de certificare selectată și aflați care sunt pașii necesari pentru a obține o semnătură electronică extinsă. Aceste informații ar trebui să includă cerințele de identificare, documentele necesare și procedurile de autentificare.
- După ce ați trecut de procesul de verificare, veți achiziționa semnătura electronică extinsă și veți primi certificatele și cheile necesare pentru utilizarea acesteia.
- Urmați instrucțiunile furnizate de autoritatea de certificare pentru a instala și configura semnătura electronică extinsă pe dispozitivele dvs. electronice. Asigurați-vă că înțelegeți cum să folosiți semnătura electronică în conformitate cu ghidurile și reglementările specifice.
Astfel, semnătura electronică extinsă aduce numeroase avantaje pentru afaceri și utilizatori individuali, inclusiv o autentificare robustă, integritatea documentelor, conformitatea legală și securitatea sporită, fiind cea mai sigură variantă pentru semnarea contractelor la distanță. Aceste beneficii contribuie la simplificarea și accelerarea proceselor comerciale și administrative în era digitală, consolidând încrederea și eficiența în tranzacțiile electronice.
SEMNAREA LA DISTANȚĂ A CONTRACTELOR PRIN UTILIZAREA PROGRAMELOR CU FUNCȚIE DE SEMNARE SAU PRIN UTILIZAREA UNEI SEMNĂTURI SCANATE
Chiar dacă semnarea contractelor prin utilizarea unor semnături generate de către programe cu astfel de funcții (cea mai cunoscută fiind Abode signature), cunoscută sub denumirea de semnătura electronică simplă este extrem de facilă și rapidă, nu recomandăm o astfel de practică pentru încheierea contractelor la distanță.
Semnătura electronică simplă este o formă de semnătură digitală care poate fi creată și aplicată fără a fi necesar un certificat digital emis de o autoritate de certificare. Nivelul de autentificare și securitate asociat este mai scăzut în comparație cu semnătura electronică extinsă, motiv pentru care este potrivită pentru utilizări non-critice, cum ar fi semnarea documentelor interne sau tranzacțiile de zi cu zi, unde riscul de fraudă este redus.
Scopul semnăturii într-un contract este de a oferi o modalitate formală de a confirma și de a valida acordul între părți în ceea ce privește termenii și condițiile contractului. Semnătura semnifică consimțământul părților în legătură cu conținutul și obligațiile stipulate în contract și marchează încheierea unui angajament legal între ele.
De asemenea, semnătura într-un contract servește ca mijloc de protecție și evidențiere a intenției părților de a se supune regulilor și prevederilor stabilite, furnizând o modalitate de aplicare a acestora în cazul unor eventuale dispute sau litigii.
În situația în care una dintre părți, după încheierea contractului nu își îndeplinește obligațiile asumate și, mai grav, afirmă că nu a semnat un astfel de contract se pot naște situații litigioase în care se analizează autenticitatea semnăturii pentru a se verifica afirmațiile părților.
În România, semnătura electronică neomologată sau semnătura tip print-scan nu beneficiază de protecție juridică și predispun utilizatorii la a fi victimele unor fraude sau îi pun în situația de nu putea să facă dovada cu privire la identitatea celeilalte părți contractante, motiv pentru care nu recomandăm utilizarea unor astfel de metode de încheierea a contractelor la distanță.
SEMNAREA LETRICĂ A CONTRACTELOR – METODA COUNTER-PARTS
În lumea juridică, există o perspectivă care susține că clasicul nu se demodează niciodată. Chiar dacă semnarea letrică (fizică) a documentelor și transmiterea acestora poate să presupună o procedură anevoioasă, reprezintă, încă, o metodă utilizată și relativ sigură de încheiere a contractelor la distanță.
Cea mai utilizată metodă de semnare este, în continuare metoda counter-parts, care presupune ca părțile să își transmită prin mijloace electronice de comunicare exemplarul scanat al contractului semnat și, ulterior, prin servicii poștale sau de curierat, simultan, exemplarele originale.
În concluzie, deși clasicul nu se demodează niciodată, în lumina evoluției tehnologice și a cerințelor din ce în ce mai stringente ale mediului de afaceri, semnătura electronică extinsă reprezintă o necesitate și, totodată, alegerea optimă pentru semnarea contractelor la distanță.