DPO Obligatoriu

1. Introducere

În era digitală, protecția datelor este vitală. Regulamentul General privind Protecția Datelor (GDPR) impune organizațiilor să asigure un nivel înalt de confidențialitate și securitate a datelor, inclusiv obligativitatea de a numi un Data Protection Officer (DPO) în anumite condiții. Acest articol își propune să clarifice când și de ce antreprenorii sunt obligați să numească un DPO, evidențiind importanța crucială a acestei funcții pentru conformitatea cu GDPR.

2. Ce este un DPO? Rol și atribuții.

Data Protection Officer (DPO) este o poziție desemnată în cadrul unei organizații care are ca responsabilitate principală supravegherea conformității acesteia cu reglementările privind protecția datelor, în special cu Regulamentul General privind Protecția Datelor (GDPR) al Uniunii Europene.

Printre atibuțiile DPO-ului se numără:

informarea și consilierea organizației și angajaților săi cu privire la obligațiile lor conform legilor de protecție a datelor,
monitorizarea conformității cu aceste legi, inclusiv gestionarea, evaluarea și sfătuirea cu privire la evaluările impactului asupra protecției datelor (DPIA),
servirea ca punct de contact între organizație și autoritățile de supraveghere.

DPO-ul trebuie să aibă expertiză profesională în domeniul legii și practicilor de protecție a datelor și să acționeze în mod independent în cadrul organizației, fără a fi supus unor instrucțiuni privind exercitarea sarcinilor sale. Această funcție este crucială pentru asigurarea conformității organizației cu cerințele complexe și în schimbare ale reglementărilor privind protecția datelor.

4. Când este obligatorie numirea unui DPO.

Există situații în care numirea unui DPO este obligatorie conform legii. Aceste situații sunt prevăzute în Regulamentul General privind protecția datelor și sunt următorele:

Organizațiile publice. Orice autoritate publică sau organism public (cu excepția instanțelor judiciare atunci când acționează în capacitatea lor jurisdicțională) trebuie să numească un DPO. Acesta include o gamă largă de entități, de la administrații locale la ministere și alte instituții guvernamentale.
Prelucrarea pe scară largă a datelor cu caracter personal. De exemplu, prelucrarea datelor pacienților în activitatea regulată a unui spital, prelucrarea datelor de călătorie a unei persoane fizice ce utilizează sistemul de transport public sau prelucrarea datelor (conținut, trafic, localizare) de către furnizorii de telefonie sau servicii de Internet.
Prelucrarea care presupune o monitorizare periodică și sistematică a persoanelor vizate pe scară largă.
Prelucrarea datelor sensibile sau a datelor legate de condamnări penale și infracțiuni. Organizațiile care prelucrează categorii speciale de date personale (cum ar fi datele privind originea rasială sau etnică, convingerile politice, religioase sau filozofice, apartenența sindicală, datele genetice, biometrice, sănătatea, viața sexuală sau orientarea sexuală) sau date personale legate de condamnări penale și infracțiuni în mod regulat și sistematic ca parte a activităților lor principale trebuie să aibă un DPO.

5. Alegerea unui DPO: Extern vs Intern

În momentul alegerii unui DPO, organizația poate opta fie pentru un DPO intern, fie pentru unul extern.

Un DPO intern este un angajat al organizației care preia rolul de Responsabil cu Protecția Datelor, având o înțelegere aprofundată a operatiunilor interne. Pe de altă parte, un DPO extern este un consultant sau o firmă specializată angajată pentru a îndeplini aceleași funcții, oferind expertiză și o perspectivă independentă, fără a fi însă angajat direct de organizație.

DPO Intern:

Avantaje:

Cunoștințe aprofundate despre companie și procesele interne.
Mai ușor de integrat în cultura organizațională.

Dezavantaje:

Riscul de conflict de interese, mai ales dacă DPO-ul are și alte roluri în cadrul firmei.
Resursele necesare pentru formare și dezvoltare continuă.
Poate fi mai costisitor pe termen lung.

DPO Extern:

Avantaje: